Qu’il s’ agisse d’organiser une soirée professionnelle pour vos collègues ou un séminaire pour les dirigeants de l’entreprise, il est important de ne rien laisser au hasard. Vous devez en effet réfléchir en amont à l’organisation de la réception mais également à la création du carton d’invitation ! Le style de l’évènement que vous organiserez vous aidera à trouver l’inspiration pour votre invitation professionnelle.

Voici quelques conseils et règles incontournables pour vous aider à rédiger une invitation professionnelle engageante et sérieuse :

Quelle invitation professionnelle pour quel évènement d’entreprise ?

Il est vrai qu’une invitation professionnelle n’est pas toujours facile à rédiger. Pour trouver l’inspiration au moment de la rédaction de votre lettre ou de votre carton d’invitation, la première chose à faire est de vous pencher sur le type d’évènement professionnel que vous organisez : s’agit-il d’un séminaire pour vos dirigeants ? D’une exposition ou d’un vernissage ? D’une soirée d’entreprise avec vos clients ? Ou du pot de départ à la retraite d’un collègue ?

Vous vous en doutez certainement, mais une grande chaine de magasins de farces et attrapes ne communiquera pas de la même façon qu’une grosse entreprise du CAC 40 ou qu’une banque nationale. Et il sera tout aussi improbable d’inviter vos plus hauts collaborateurs à un séminaire en prenant pour modèle le faire-part du baptême de votre petit dernier !

L’invitation professionnelle, qu’il s’agisse d’une lettre ou d’un email, est le premier outil pour séduire vos invités ; c’est la raison pour laquelle elle doit être extrêmement bien tournée. Le support que vous allez utiliser doit donner une bonne image de votre entreprise : vous pourrez prouver votre professionnalisme avec un design de qualité et un message bien ficelé, à l’image de votre société.

Invitations VIP à un anniversaire d’entreprise, soirées de gala pour l’inauguration d’un nouveau bureau à l’étranger ou conférence de présentation des résultats de la société… Pour mettre toutes les chances de votre côté et organiser une fête étincelante, soignez vos invitations professionnelles et vos cartons de remerciements !

Invitation professionnelle, faire part de mariage ou lettre d’invitation à un anniversaire : quelle différence ?

La question peut paraître étrange mais « les différentes étapes d’une invitation sont codifiées par des règles de politesse, qui indiquent le comportement acceptable pour la rédiger, la transmettre, l’accepter ou la refuser, ou plus précisément la décliner » (site : https://fr.wikipedia.org/wiki/Invitation).

L’invitation professionnelle suit en effet quatre étapes :

– La rédaction de l’invitation
– La transmission de l’invitation
– La réponse
– La participation

En ce qui concerne sa rédaction, certains codes de politesse doivent être respectés, notamment pour éviter que votre lettre ou votre carton ne finissent en confettis ! Le texte d’une invitation à un anniversaire ou à une grande réunion de famille (pour la fête des grands-mères par exemple) pourra être chic ou champêtre. Celui d’une invitation à un mariage ou à une pendaison de crémaillère pourra être plus original ou humoristique. Ces évènements peuvent laisser place à l’imagination, tant dans la rédaction du texte que dans le modèle ou le style d’invitation.

Le ton sera généralement plus solennel pour annoncer une communion ou pour adresser ses condoléances. A chaque type d’évènement correspond un type d’invitation, un certain ton et une certaine présentation.

Dans le cadre d’un évènement professionnel, il est avant tout nécessaire de définir à qui vous vous adressez : vos plus hauts collaborateurs ? Les dirigeants de vos entreprises partenaires ? Vos collègues les plus proches ? Cette question vous aidera à déterminer le thème de votre invitation pour organiser votre évènement d’entreprise. Ce thème, l’un des paramètres essentiels à la réalisation de votre invitation professionnelle, devra refléter l’importance de votre évènement et l’image de marque de votre société.

Pourquoi réaliser une invitation professionnelle ?

Pages ou évènements Facebook, jolies cartes d’invitations virtuelles, e-mailing ou plateformes de participation à un évènement : il est vrai qu’avec tous les moyens de communication mis à votre disposition aujourd’hui vous pourriez vous demander s’il est bien nécessaire d’envoyer une invitation papier, sous forme de lettre ! Pourtant, suivre cette simple règle de savoir vivre peut vous permettre de vous démarquer.

Un congrès, une conférence ou un séminaire d’entreprise sont autant d’occasions de se retrouver entre collègues et d’entretenir l’esprit d’équipe ; pour que l’événement se déroule dans les meilleures conditions, il convient de transmettre une invitation à chacun des professionnels potentiellement intéressés par le thème de l’événement. Même si cela ne vous dispense pas d’envoyer également une invitation par email (c’est même fortement recommandé dans le cadre professionnel), la lettre ou le carton d’invitation sont toujours très appréciés, surtout s’ils ont été réalisés dans les règles de l’art !

Autre avantage pratique : l’invitation s’oublie moins vite ! En effet, il arrive souvent qu’une invitation envoyée par mail ou via un réseau social se perde dans la masse. En revanche, une lettre ou un carton d’invitation qui trainent sur un bureau ou dans un agenda se remarquent toujours. Et tout le monde adore recevoir une lettre de temps en temps !

D’autre part, la lettre rend l’invitation plus personnelle et vous permet de faire passer différents messages : vous pouvez facilement indiquer le lieu, la date et l’heure de la manifestation, tout en restant concis. Vous pouvez aussi faire figurer le programme afin que les convives sachent à quoi s’attendre. N’oubliez pas qu’une invitation professionnelle personnalisée a pour seul et unique but de donner envie à vos invités d’être présents à votre évènement d’entreprise !

L’invitation professionnelle : un modèle à la hauteur de votre évènement

Lorsque vous envoyez une invitation aux couleurs de votre entreprise pour convier plusieurs personnes à un événement, le message doit être clair et factuel. Qu’il s’agisse d’une invitation papier ou d’une invitation html, la composition et la lecture du message doivent être identiques. Le lecteur doit facilement identifier votre logo, le type d’événement, les détails logistiques, une photo, le programme et le processus d’inscription.

L’en-tête de votre invitation professionnelle

Ce type de mention peut figurer dans la partie supérieure du carton d’invitation, en général au centre et juste en dessous du ou des logos de votre entreprise :

C’est avec un grand plaisir que je/la Société vous annonce la tenue de [votre évènement] qui aura lieu à [endroit], le [date : jour / mois / année], à partir de [heure].

En dessous de ce message, vous pouvez ajouter à votre invitation une photo ou un visuel. Pour une soirée d’entreprise au Crazy Horse, vous pouvez par exemple ajouter un visuel de cet établissement prestigieux ; cela donnera à votre invitation un aspect moins strict et envie au lecteur de découvrir ce lieu incontournable de Paris !

Le corps de l’invitation professionnelle

En dessous du visuel, il peut être de bon ton d’indiquer :

La société XXXX a le plaisir de vous convier / de vous inviter (selon votre préférence) à la soirée/conférence etc…

Rendez-vous à : adresse complète, étage, nom de salle, station de métro ou bus, etc…

Le programme

S’il y a un programme précis avec différentes interventions, n’hésitez pas à l’intégrer à l’invitation (avec le nom des orateurs, l’horaire de début et de fin,…).

Le mode d’inscription

Il est également très important de partager le mode d’inscription à l’évènement, ainsi que la date de clôture pour l’envoi des réponses.

Exemple : Inscription obligatoire par mail email@example.com, ou par téléphone 33(0) XXXXXX, ou à l’aide du coupon joint, avant le [date].

Certaines solutions digitales (comme celles proposées par https://www.eventbrite.fr par exemple) vous permettent de gérer facilement les retours d’invitations.

Les logos des partenaires

Les logos des partenaires sont incontournables, surtout s’ils font partie des invités : ils seront positionnés en bas de l’invitation et précédés de la mention :

En partenariat avec …

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour rédiger une invitation professionnelle de qualité, et organiser un évènement à ne pas manquer !

Lancer une invitation professionnelle dans un lieu emblématique

Pour pouvoir capter l’attention des invités et vous assurer de leur présence, le choix du lieu de votre évènement professionnel est primordial ! Si vous ne disposez pas de locaux adéquats pour réunir de nombreuses personnes, plusieurs sites proposent la location de salles. Mais veillez à ce que la salle en question soit attrayante, confortable et bien insonorisée, surtout si vous avez prévu un ou plusieurs discours suivis d’un cocktail musical.

Le cadre doit correspondre à l’image que vous souhaitez véhiculer et inciter les personnes conviées à répondre positivement à votre invitation : le lieu choisi doit donc être visuellement intéressant et attractif.

Qu’il s’agisse d’un évènement d’entreprise important ou de fêter des résultats commerciaux avec vos collègues, un lieu prestigieux comme le Crazy Horse est l’endroit idéal pour inspirer votre invitation professionnelle ! Décor théâtral équipé d’une scène ouverte, d’un système vidéo très haute définition et d’une sonorisation à la hauteur des plus grands shows, vous aurez l’espace et l’équipement nécessaires à la réussite de votre évènement ! Il ne vous restera plus qu’à réaliser un carton d’invitation professionnel d’exception !

Les différents styles et supports pour votre invitation professionnelle

Comme nous l’avons vu précédemment, à l’ère d’internet (et des destinataires technophiles), rien ne vaut une invitation papier (une lettre) pour donner de l’importance à votre événement. Mais rien ne vous empêche d’envoyer également une version numérique, diffusée via une campagne d’e-mailing.

Pour votre carton d’invitation professionnelle, utilisez un papier fort (de type bristol) et de bonne qualité. Pour de faibles quantités, vous pouvez faire appel à l’impression numérique, plus économique qu’une impression offset classique.

Un des formats qui a fait ses preuves pour votre lettre d’invitation est le suivant : une orientation à l’italienne, appelée également « paysage » – 210 mm de large et 100 mm de hauteur – en deux volets. Vous pouvez y ajouter une carte-réponse volante de même format, qui servira de « porte-adresse » pour la lettre : l’adresse du destinataire est imprimée sur ce support, et positionnée de manière à être visible par la fenêtre de l’enveloppe dans laquelle elle est glissée.

Chaque page de la lettre a un rôle précis : vous attisez la curiosité de vos invités en page 1, avec l’annonce de l’évènement et un ou plusieurs visuels du lieu où ils seront accueillis. Vous détaillez le concept et indiquez quels types d’invités seront présents en page 2. En page 3, vous précisez le planning de la soirée (accueil, apéritif, animations,…). Enfin, vous indiquez les moyens d’accès sur un double plan en page 4 : l’un pour situer l’endroit de l’évènement dans la ville, l’autre pour zoomer sur les rues, les stations de transports en commun et les parkings avoisinants. Tout doit être rédigé au présent de l’indicatif (et non au futur). Pensez enfin à ajouter, en bas à droite de la page 3, une injonction du style « Renvoyez votre demande de réservation ci-jointe ! ».

Une invitation professionnelle qui annonce une soirée d’entreprise exceptionnelle !

Un évènement notable pour votre entreprise… Un lieu magique où recevoir vos convives… Une organisation planifiée avec soin avec l’aide d’une équipe de professionnels de l’évènementiel : le Crazy Horse vous fournit tous les éléments indispensables pour réussir votre invitation professionnelle et votre évènement d’entreprise !