Pour assurer le succès et la réussite de la soirée de gala, il faut miser sur une organisation rigoureuse ; cela suppose en général une préparation minutieuse, réfléchie plusieurs semaines à l’avance. Il peut donc être judicieux de confier la préparation de ce type d’événement à des professionnels de l’organisation de soirées d’entreprises.

Pourquoi organiser une soirée de gala ? Comment s’y prendre et quel type de site choisir ?

Entretenir les liens et la motivation dans l’entreprise grâce à une soirée de gala

Une soirée de gala ne s’organise pas sur un simple coup de tête des gérants et des dirigeants. Il s’agit en effet d’une fête permettant à la société de marquer un moment important de son évolution (une envolée significative de son chiffre d’affaires, la signature d’un contrat important, actif sur le long terme avec de nouveaux partenaires, un jubilé, l’obtention d’un label qualité au niveau mondial, la fin d’un séminaire, de nouvelles opportunités en matière de collaboration, de nouveaux clients prestigieux, une nouvelle optimisation des tarifs…).

Quoi qu’il en soit, la soirée de gala permet également d’envoyer un message fort aux salariés, qui sont d’ailleurs les invités d’honneur de la fête. Grâce à cette animation, la société prouve aux professionnels conviés qu’elle est forte et puissante, et qu’elle offre de belles opportunités de carrière. L’entreprise démontre qu’elle est capable de subvenir aux besoins des salariés et de leurs familles respectives (elle peut mettre en avant tous les avantages salariés qu’elle offre, comme les couvertures santé, les couvertures sociales…). Tout ceci vise à entretenir la motivation de tous les employés.

Une lieu spacieux et aéré pour les festivités

Pour une soirée de gala réussie, il est important de choisir la salle avec soin. Pas besoin d’aller très loin ; il suffit de rester au cœur de la ville d’implantation de la société. Néanmoins, il est important de choisir une salle spacieuse et aérée. Une salle avec une terrasse ou un balcon permettra par exemple aux convives de prendre l’air au cours de la soirée, d’admirer la splendeur du paysage environnant et de discuter entre eux, plus au calme.

La soirée de gala peut aussi prendre place dans la salle des fêtes de l’entreprise, si elle est assez spacieuse. Elle peut être organisée dans un lieu de réception réputé, dans un château, ou encore dans une maison spacieuse à la dimension historique ou culturelle.

Pour les entreprises basées à Paris ou dans des villes de la région parisienne, l’organisation du gala peut être prévue dans une salle mythique de la capitale, comme celle du Crazy Horse par exemple. Le cabaret propose en effet de recevoir des évènements d’entreprise, et peut même accueillir l’organisation d’un séminaire ou d’une réunion professionnelle.

Une décoration en lien avec les valeurs de l’entreprise pour la soirée de gala

Une fois le site choisi, il est temps de penser à la décoration pour la soirée de gala de l’entreprise. Pour trouver des idées originales, il est parfois plus facile de réfléchir à un thème général pour la soirée. Les thématiques possibles pour animer le gala sont multiples : soirée orientale, « noir et blanc », « rétro », « dans l’ère du temps », « high-tech »,  ou encore évènement VIP. Tout dépend des activités de la société et des valeurs qu’elle souhaite mettre en avant.

Une fois le thème choisi, les organisateurs peuvent s’occuper de la décoration. Ils réfléchissent au choix des nappes, des chemins de table, des formes et des couleurs de la vaisselle, des formes et des couleurs des serviettes, des tapis… Ils peuvent également ajouter des bibelots et des éléments décoratifs et prévoir l’utilisation de fleurs, de paillettes, de ballons… Mais tout cela n’est pas gratuit et il convient de savoir respecter le budget de départ.

Bien évidemment, la décoration est prise en charge par les organisateurs ; mais rien n’empêche toutefois les gérants et le département des ressources humaines d’insuffler leurs idées et de participer au choix de la décoration. Tout doit être fait en adéquation avec les valeurs de la société et de ses dirigeants.

Penser à la musique pour une animation conviviale

Lorsqu’il est question d’animation, la musique reste un incontournable. Si certains se contentent d’une playlist préparée à l’avance et diffusée lors de la soirée de gala, d’autres préfèrent confier cette tâche à des professionnels. Lorsque la soirée est organisée par une entreprise de renom, tout doit être parfait (notamment la musique).

Le mieux est alors de confier l’animation musicale à un DJ ou à un orchestre réputé. Pour une bonne organisation, il suffit d’indiquer aux membres de l’orchestre le thème de la soirée de gala et les valeurs de l’entreprise. L’orchestre préparera alors une liste de morceaux, en fonction de la durée du gala et de son animation. Il est important d’engager un orchestre professionnel à même de proposer du matériel pro et de qualité, pour être certain d’offrir une animation musicale d’exception.

Prévoir des jeux et des activités ludiques pour les invités

Une soirée de gala dure en général entre 4 et 6 heures, parfois même plus. Il est donc important de bien gérer les animations, pour permettre aux convives d’apprécier pleinement cet événement (gratuit pour eux). Pour assurer le succès de son gala, il ne faut pas se limiter aux animations musicales classiques (plus précisément de la musique et de la danse). Il existe en effet une multitude d’activités à mettre en place pendant une soirée de gala (comme pendant un séminaire d’ailleurs).

Il est par exemple possible de proposer des spectacles de danse orientale, notamment si le thème est « soirée orientale ». Il est aussi possible de collaborer avec un coach de Zumba pour offrir une animation originale et inoubliable aux convives. L’animateur est en effet capable de programmer des chorégraphies faciles à réaliser sur des chansons entrainantes, pour faire bouger et amuser toute la salle. Les organisateurs pourront également mettre en place des spectacles de magie, des spectacles de clown ou des représentations comiques.

Oser les animations originales pour surprendre les convives

Il est toujours possible d’être le plus original lorsqu’il est question de parfaire l’animation d’une soirée de gala d’entreprise. Cela permet d’ailleurs d’asseoir l’originalité de l’entreprise.

Dans le domaine des animations, il est par exemple possible de proposer aux convives de s’essayer au karaoké. L’orchestre peut mettre cela en place facilement, et permettre aux convives de chanter sur leurs tubes préférés à certains moments de la fête. Il est aussi possible de proposer des animations originales comme un billard, des jeux de casino, des jeux vidéos ou encore des jeux en ligne (tout cela doit bien évidemment rester gratuit). L’essentiel est de réussir à proposer ce genre d’animations dans des salles attenantes, à côté de la salle principale de la soirée de gala.

L’entreprise peut diffuser ses valeurs et sa politique à travers les animations qu’elle propose. Elle peut prévoir de diffuser une vidéo retraçant l’historique de la société, de sa naissance à aujourd’hui. Elle peut aussi projeter des vidéos d’anecdotes, grâce à la participation de tous les services et départements de l’entreprise.

Un menu qui sort de l’ordinaire

Pour que les employés et les partenaires s’amusent, et que la soirée de gala soit une véritable réussite, il est important de proposer un menu original et raffiné. Le menu doit évidemment commencer par une entrée et se terminer sur un dessert (une part de gâteau, une glace, une pièce montée de cookies…). Le menu peut être élaboré à base de crevettes ou d’escargots, à base de viande de bœuf ou de poisson… Tout est envisageable !

La soirée de gala exige en général que le menu soit prestigieux, et que soient proposés des plats originaux et raffinés. Voilà pourquoi il est préférable de faire appel à un chef ou à un cuisinier professionnel de talent pour la conception du menu de votre soirée. En plus de l’originalité du menu, l’entreprise doit s’assurer que les convives ne manqueront de rien, et qu’ils pourront être servis tout au long de la soirée. Le repas de gala (gratuit en général) peut être servi en buffet, ou pendant un diner assis.

Une sélection de boissons élégantes pour la soirée de gala

Outre le menu, le choix des boissons est également un point essentiel pour la réussite de la soirée de gala. Les partenaires et tous les convives doivent passer un moment d’exception, et pouvoir se désaltérer grâce à des boissons élégantes et raffinées tout au long de la fête. On peut envisager de servir des boissons gazeuses et des boissons à base de fruits. Un cocktail à base de fraise, de banane, de citron, de pomme ou de papaye (souvent agrémenté de sucre) saura plaire à la majorité !

Proposez également des vins de qualité. Fiez-vous aux conseils d’un œnologue compétent qui vous proposera des vins d’excellence. Ce professionnel pourra également être présent lors de la soirée de gala et apprendre aux invités à goûter les vins et à connaître leur histoire, leurs moyens de production et de conservation.

Les boissons plus fortement alcoolisées (de type whisky ou gin) ne sont pas interdites. Néanmoins, il faudra s’assurer qu’elles seront consommées avec modération. Il sera possible de sensibiliser les convives à ce sujet, avec quelques phrases au début du gala.

Place au contact et à la convivialité